√ Komunikasi Tertulis

Komunikasi Tertulis

January 05, 2022

Kita akan mulai dengan bentuk komunikasi yang dominan dalam bisnis modern: komunikasi berbasis teks. Bentuk ini semakin umum karena semakin banyak perusahaan merangkul pekerjaan jarak jauh .

Jika Anda membuka buku teks komunikasi/penulisan bisnis yang umum, Anda akan melihat referensi ke formulir komunikasi usang seperti faks, memo, dan surat. Meskipun ini belum sepenuhnya hilang dari lingkungan bisnis kontemporer, mereka sedang dalam perjalanan keluar. Terlebih lagi, sebagian besar bentuk komunikasi ini belum benar-benar hilang – mereka baru saja mengambil bentuk baru di dunia email dan komunikasi berbasis teks lainnya.

Saya harus menjelaskan satu hal sebelum kita mulai: bagian ini berfokus pada komunikasi singkat yang umum dalam lingkungan bisnis . Saya tidak akan membahas bagaimana menyusun proposal klien, surat pengunduran diri, memo, surat pengantar, resume, atau apa pun di sepanjang garis itu.

Topik pasangan pertama berada di luar cakupan blog ini, dan dua topik kedua layak mendapatkan panduan khusus mereka sendiri (segera hadir). Sekarang kita sudah jelas tentang itu, mari kita bicara tentang bentuk komunikasi profesional tertulis pertama (dan paling disalahpahami): email.

Surel

Orang-orang terus berbicara tentang bagaimana email mati, tetapi lebih dari 45 tahun kemudian itu masih menjadi teknik komunikasi yang dominan di kantor-kantor di seluruh dunia. Anda akan berpikir dengan sejarah yang begitu panjang kita semua akan menjadi profesional email pada saat ini. Tetapi bahkan setelah sekian lama, kebanyakan orang payah dalam email.

Kenapa ini? Karena mereka tidak mengajari Anda cara menulis email bisnis di sekolah. Setidaknya tidak ada sekolah yang pernah saya hadiri.

Tentu, kami belajar cara mengirim email, tetapi itu seperti berasumsi bahwa seseorang dapat menulis surat hanya karena mereka dapat menjilat prangko. Sekolah mengajari kami cara menulis esai, dan kami mempelajari protokol SMS dari teman dan media kami, tetapi email tertinggal di debu.

Jadi mengapa sebagian besar email payah? Sebagian besar email mengalami satu (atau lebih) masalah berikut:

Terlalu panjang/pendek

Nada yang tidak pantas

Kurangnya pertanyaan yang jelas

Kurangnya item yang dapat ditindaklanjuti/langkah selanjutnya

Kurangnya proofreading

Ini bukan satu-satunya masalah, tetapi menghindari mereka akan menempatkan Anda cara depan. Untuk menunjukkan seperti apa ini, saya menulis email yang menggabungkan semua kesalahan di atas. Email seperti itu jarang terjadi di kehidupan nyata, tetapi tidak terlalu jauh dari beberapa email yang saya terima dari orang-orang yang ingin bekerja dengan saya.

Di dunia fiksi email ini, seorang siswa menghubungi Profesor Frank untuk meminta bantuan dengan tugas. Berikut emailnya:

hei framk,

Saya hanya ingin tahu apakah Anda dapat membantu saya dengan tugas saya yang harus dilakukan besok. Saya tidak mengerti semua itu, dan saya benar-benar bingung. Seperti, saya pikir saya agak mengerti, tapi saya tidak yakin, Anda tahu? Akan sangat keren jika Anda bisa membantu saya dalam hal ini, karena saya tersesat.

Jadi ya, ini adalah contoh ekstrim. Dan saya ragu Anda akan pernah menulis sesuatu yang begitu buruk jika Anda adalah pembaca blog ini. Tapi mari kita belajar dari kesalahan siswa fiksi kita.

Pertama, salam (yang baris pertama dari pesan) adalah cara terlalu informal. Seberapa formal Anda seharusnya tergantung pada hubungan Anda dengan profesor. Ketika saya akan mengirim email kepada penasihat saya yang saya kenal sejak tahun pertama saya, saya mungkin menggunakan kata-kata seperti "Hei" atau "Hai".

Tetapi secara umum, Anda harus menjaga nada yang lebih formal. Anda harus selalu menggunakan "Profesor", kecuali jika profesor memberi tahu Anda bahwa tidak apa-apa untuk melakukan sebaliknya. Sejauh apa yang harus digunakan dalam email, "Profesor [NAMA]" selalu aman, atau hanya "Profesor [NAMA]". Berbasa-basi umum seperti "Selamat pagi" juga baik-baik saja.

Melanjutkan masalah nada, email secara keseluruhan terlalu informal. Sekali lagi, itu tergantung pada seperti apa profesor Anda. Tapi itu jarang ide yang baik untuk menggunakan slang dalam email profesional. Kontraksi baik-baik saja ( tidak, tidak bisa, tidak akan, dll), tapi pastikan Anda mengeja dengan benar (tidak menggunakan mereka ketika Anda berarti mereka, misalnya).

Selanjutnya, Anda akan melihat bahwa email itu penuh dengan kesalahan ketik. Baris pertama bahkan tidak menggunakan huruf besar (fitur umum dari email spam), dan ada beberapa baris lain yang menunjukkan kurangnya proofreading, yang paling parah adalah salah mengeja nama profesor. Jika Anda tidak mau repot-repot mengoreksi email Anda sekali saja atau menggunakan layanan seperti Grammarly untuk menangkap kesalahan untuk Anda, maka itu akan memberi kesan bahwa Anda malas . Sesederhana itu.

Sejauh panjangnya, email ini terlalu pendek. Tetapi masalah yang lebih dalam adalah bahwa ia mengoceh untuk beberapa kalimat tanpa pernah menjelaskan apa yang perlu dibantu oleh siswa. Mereka merujuk tugas yang tidak jelas yang jatuh tempo pada hari berikutnya, tetapi tidak memberikan informasi lebih lanjut. Bahkan jika Anda pergi ke sekolah dengan kelas kecil, profesor biasa Anda masih harus berurusan dengan nama-nama 45-100 siswa pada waktu tertentu.

Dan di universitas yang lebih besar—lupakan saja. Dengan asumsi profesor bahkan mengingat siapa Anda (perhatikan bahwa email tidak menyertakan tanda tangan atau tanda tangan dalam bentuk apa pun), kecil kemungkinan mereka akan tahu tugas apa yang Anda bicarakan.

Dan bahkan jika dengan keajaiban yang mereka lakukan, siswa itu bahkan belum menjelaskan apa yang mereka perlukan bantuan. Mereka bilang mereka tidak mengerti, tapi apa sebenarnya yang mereka tidak mengerti? Jika mereka bahkan tidak dapat merumuskan pertanyaan dasar, bagaimana profesor dapat membantu mereka lebih jauh?

Terakhir, email mengalami salah satu dosa paling umum di seluruh lanskap email: kurangnya item yang dapat ditindaklanjuti . Siswa mengatakan mereka ingin bertemu, tetapi mereka tidak mengatakan kapan atau di mana. Agaknya, mereka ingin bertemu sebelum tugas hantu jatuh tempo, tetapi mereka tidak memberi profesor cara untuk membantu mereka mengatur pertemuan.

Apa yang pasti akan terjadi (dengan asumsi profesor bahkan menjawab kekacauan yang tidak jelas) adalah pertukaran setidaknya 5 email untuk memutuskan waktu yang sesuai untuk kedua belah pihak. Yang dapat dengan mudah dihindari oleh siswa jika mereka menyarankan beberapa waktu pertemuan yang cocok untuk mereka (atau, Anda tahu, hanya memeriksa silabus untuk menemukan jam kerja profesor).

Jadi seperti apa email fiktif itu jika kita memperbaiki semua kesalahan di atas? Sesuatu seperti ini:

Profesor Frank,
Saya harap Anda mengalami sore yang menyenangkan. Saya sedang mengerjakan tugas esai untuk Sastra Amerika hari Rabu untuk kelas 1865, dan saya kesulitan membuat pernyataan tesis.
Saya melihat bahwa jam kantor Anda adalah Kamis dari jam 10 pagi hingga siang hari, tetapi kelas kami bertemu hari Rabu jam 9 pagi. Apakah ada waktu Anda akan tersedia untuk bertemu sebelum kelas berikutnya untuk memberi saya beberapa saran tentang merumuskan pernyataan tesis yang jelas? Saya sudah memiliki draf, yang dengan senang hati akan saya kirimkan sebelum pertemuan kita.
Waktu yang bekerja untuk saya selama beberapa hari ke depan termasuk yang berikut:
Senin: kapan saja sebelum tengah hari dan kapan saja setelah jam 2 siang
Selasa: siang sampai jam 4 sore
Tentu saja, saya senang untuk mengakomodasi jadwal Anda, dan saya harap kita bisa segera bertemu.
Terima kasih,
Tebusan Patterson '17

Email ini mirip dengan lusinan yang saya kirim sebagai mahasiswa. Inilah mengapa ini berhasil:

Cukup panjang untuk menjelaskan mengapa Anda perlu bertemu dan menunjukkan bahwa Anda sudah mencoba menyelesaikan masalah sendiri .

Ini tepat formal tapi tetap ramah.

Ini memberikan beberapa slot waktu yang disarankan tetapi membuka kemungkinan profesor menyarankan waktu yang berbeda (jika Anda berpikir kehidupan siswa sibuk, Anda belum pernah bekerja untuk seorang profesor).

Terakhir, ditutup dengan tanda “Terima kasih” yang terbaik dan juga termasuk nama lengkap siswa dan tahun kelas.

Ikuti prinsip-prinsip umum di bagian ini, dan Anda akan membuat email yang akan menyelesaikan masalah. Yang pada akhirnya adalah inti dari komunikasi profesional.

Pesan teks

Bergerak ke kanan, mari kita bahas pesan teks. Di beberapa tempat kerja, Anda mungkin tidak pernah mengirim SMS terkait pekerjaan. Tapi itu menjadi lebih umum, jadi Anda perlu tahu bagaimana menghadapinya.

Sebagian besar aturan email yang sama berlaku. Perbedaan utamanya adalah Anda memiliki lebih sedikit ruang (artinya singkatnya bahkan lebih penting) dan SMS cenderung kurang formal daripada email.

Pikirkan orang-orang yang Anda kirimi SMS secara teratur: teman, orang tua, orang penting Anda, dan mungkin beberapa bot obrolan yang aneh. Komunikasi bisnis Anda harus serupa dengan pesan teks kepada orang-orang ini, kecuali lebih formal dan terkait dengan bisnis.

Memang, hal yang paling penting untuk diketahui tentang SMS dalam hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan adalah bahwa Anda hanya boleh melakukannya jika perlu. Saat Anda mengirim pesan kepada seseorang, itu menyiratkan salah satu hal berikut:

Anda membutuhkan tanggapan dengan cepat

Masalah ini mendesak

Anda tidak dapat menghubungi orang tersebut melalui cara lain seperti email atau aplikasi obrolan

Jika tidak sesuai dengan salah satu kriteria di atas, maka Anda sebaiknya tidak mengirim pesan teks. Pesan SMS untuk situasi di mana Anda membutuhkan jawaban sekarang . Atau ketika panggilan telepon akan menjadi tidak pantas atau terlalu memakan waktu. Dan jangan mengirim pesan teks kepada orang-orang di luar jam kerja (kecuali perusahaan Anda memiliki budaya aneh yang dapat diterima).

Oh, dan gunakan emoji dengan mudah.

Aplikasi Obrolan

Untungnya, memo kertas sebagian besar sudah ketinggalan zaman. Tetapi mereka tetap hidup dalam aplikasi obrolan, turunan dari aplikasi IM awal yang selalu mereka katakan kepada kami untuk tidak digunakan ketika kami masih di sekolah menengah (saya lahir pada tahun 1994, jadi saya minta maaf jika ini terdengar kuno).

Ada banyak aplikasi obrolan di luar sana, tetapi yang saya bicarakan adalah yang ditujukan untuk komunikasi bisnis. Yang paling saya alami adalah Slack (yang kami gunakan untuk berkomunikasi dalam tim College Info Geek), tetapi ada yang lain yang saya yakin luar biasa dan memiliki fungsi dasar yang sama.

Janji dari program ini adalah bahwa mereka akan menghilangkan email. Meskipun hal itu tidak terjadi, mereka telah mempermudah untuk mendiskusikan pertanyaan terkait pekerjaan melalui fitur seperti saluran, berbagi media dan lampiran file yang mudah, dan, tentu saja, emoji.

Jika Anda pernah mengirim SMS atau menggunakan Facebook Messenger atau WhatsApp, maka Anda paling tahu apa yang Anda perlukan untuk menggunakan aplikasi obrolan kantor. Mereka merasa seperti kombinasi pesan grup dan Reddit yang lebih personal.

Bagaimana Anda berkomunikasi di dalamnya tergantung pada kepribadian perusahaan Anda. Mungkin baik untuk memposting meme dan emoji kapal roket sebagai bagian dari komunikasi sehari-hari. Jika Anda baru, lihat saja apa yang dilakukan orang lain untuk memahami bagaimana Anda harus menulis pesan.

Mencari aplikasi obrolan terbaik untuk proyek Anda berikutnya? Lihat panduan ini .

Aplikasi Manajemen Proyek

Terakhir dalam kumpulan formulir komunikasi tertulis kami adalah aplikasi manajemen proyek . Aplikasi ini memungkinkan Anda melakukan hal yang sama seperti pengelola tugas seperti Todoist, kecuali dalam skala yang jauh lebih besar. Anda dapat menggunakannya untuk melacak kemajuan pada hasil proyek, menetapkan tanggal jatuh tempo, dan umumnya mengoordinasikan pekerjaan lusinan orang di beberapa proyek yang kompleks. Perangkat lunak manajemen proyek umum meliputi:

Trello

Asana (yang kami gunakan untuk mengelola proyek CIG)

Tempat penampungan

Seperti bajillion lainnya, karena tidak ada perangkat lunak manajemen proyek yang sempurna

Spesifik komunikasi dalam aplikasi manajemen proyek akan bergantung pada perusahaan Anda dan perangkat lunak yang mereka gunakan. Tetapi sebagian besar memungkinkan Anda untuk meninggalkan komentar pada tugas atau daftar periksa, yang biasanya merupakan tempat komunikasi tertulis terjadi.

Dalam hal komentar ini, MO Anda harus "singkat dan jelas". Jangan menulis esai – jika Anda memiliki banyak hal untuk dikatakan, kirim pesan Slack atau email. Catat saja apa yang Anda lakukan, lalu selesaikan tugas atau berikan kepada orang lain.

Misalnya, inilah komentar yang saya tinggalkan pada tugas CIG baru-baru ini yang merupakan bagian dari proyek besar yang memperbarui konten situs.

Next Komunikasi Pribadi & Lisan

Antongrh January 05, 2022