√ Komunikasi Pribadi dan Lisan

Komunikasi Pribadi dan Lisan

January 05, 2022

Sementara banyak bisnis modern terjadi melalui komunikasi tertulis, komunikasi lisan masih merupakan bagian integral. Semakin, itu berarti obrolan video seperti Skype atau Zoom, tetapi juga mencakup panggilan telepon tradisional dan, tentu saja, pertemuan langsung. Mari kita mulai dengan panggilan telepon.

Panggilan telepon

Dengar, saya tahu, di era Snapchat, Kik, iMessage, Messenger, WhatsApp, Zoom, Google Hangouts, dan Skype, panggilan telepon bisa terasa ketinggalan zaman. Tapi untuk saat ini, mereka tidak akan pergi.

Dalam pengaturan profesional, ada beberapa situasi panggilan telepon umum yang berbeda yang akan Anda temui:

Komunikasi kerja umum
Panggilan dengan klien dan pelanggan
Panggilan konferensi
Wawancara telepon

Pertama, mari kita bahas komunikasi kerja secara umum. Di sinilah sebagian besar komunikasi telepon profesional Anda akan terjadi. Saya suka menganggap komunikasi ini mirip dengan pesan teks, tetapi bahkan lebih mendesak.

Jika seseorang memanggil Anda (atau Anda menelepon orang lain), itu berarti topiknya benar - benar tidak sabar. Panggilan telepon juga memungkinkan jangkauan komunikasi yang lebih luas daripada yang dimungkinkan dalam teks, sehingga baik untuk mendiskusikan topik yang sulit atau sensitif yang kehalusannya mungkin hilang dalam teks.

Panggilan telepon juga bersifat lebih pribadi, yang menjadikannya cara yang baik untuk mengenal seseorang yang baru saja mulai bekerja dengan Anda. Inilah sebabnya mengapa wawancara telepon populer: lebih pribadi dan interaktif daripada serangkaian pertanyaan saringan, tetapi lebih murah dan memakan waktu daripada wawancara langsung.

Berikut adalah beberapa prinsip umum yang perlu diingat ketika melakukan bisnis di telepon:

Lebih banyak mendengarkan daripada berbicara. Ini adalah nasihat yang baik untuk segala jenis interaksi pribadi (kecuali jika Anda memberikan pidato atau kuliah, tentu saja).
Berhenti sebentar. Ini sejalan dengan mendengarkan. Saat Anda berbicara dengan seseorang secara langsung, Anda memiliki isyarat visual yang membantu Anda mengetahui apakah mereka akan mengatakan sesuatu. Di telepon, Anda hanya memiliki versi kualitas suara yang lebih rendah. Ketika seseorang menjawab pertanyaan atau memberi tahu Anda sesuatu, berhentilah sejenak setelahnya. Itu memberi mereka kesempatan untuk menambahkan sesuatu tambahan tanpa Anda mengganggu mereka.
Hindari keheningan yang lama. Di sisi lain, jangan biarkan keheningan panjang menggantung. Orang lain mungkin mengira Anda telah menutup telepon atau tidak memperhatikan. Ini adalah tindakan penyeimbang.
Jangan takut untuk meminta klarifikasi. Di telepon, detail pembicaraan bisa hilang. Jika Anda tidak mengerti angka atau nama atau apa pun yang dikatakan orang itu, mintalah mereka dengan sopan untuk mengulanginya atau mengejanya. Lebih baik bertanya sekali daripada berakhir dengan informasi yang salah—yang hanya memperlambat semua orang.
Identifikasi diri Anda dan kemudian tanyakan kepada siapa Anda berbicara. Ini etika telepon umum. Mulailah setiap panggilan telepon bisnis dengan, Halo, ini [NAMA LENGKAP ANDA] dari [ORGANISASI DAN/ATAU JUDUL ANDA]. Apakah ini [NAMA DAN JUDUL ORANG]? Jika Anda tidak tahu siapa orang lain, Anda dapat bertanya Kepada siapa saya berbicara? Selain sopan, itu membuat awal yang efisien dan menghindari jeda yang canggung di awal.
Ambil catatan. Setiap kali saya menelepon, saya memiliki Evernote atau Google Documents yang terbuka untuk mencatat detail penting dari panggilan tersebut. Dengan begitu, Anda memiliki info jika Anda perlu menindaklanjuti dengan orang tersebut melalui email atau cara lain.

Untuk panggilan ke klien dan pelanggan, ikuti semua prinsip di atas dan yang diterapkan perusahaan Anda. Jika Anda akan berurusan dengan klien melalui telepon, perusahaan Anda akan memiliki protokol dan program pelatihan mereka sendiri, jadi saya tidak akan mengatakan lebih banyak tentang itu.

Saya akan mengatakan bahwa mengerjakan pekerjaan kampus yang mengharuskan Anda untuk menjawab atau melakukan panggilan telepon (seperti IT Help Desk, RA, atau Office of Advancement) adalah cara yang bagus untuk mengasah keterampilan telepon Anda sambil menghasilkan uang ekstra.

Tapi serius, sebagian besar prinsip telepon umum berlaku untuk panggilan konferensi juga. Berikut adalah beberapa hal tambahan yang perlu diingat:

Identifikasi diri Anda ketika Anda bergabung dengan panggilan. Seperti yang ditunjukkan video di atas, sebagian besar sistem panggilan konferensi akan menanyakan nama Anda saat Anda bergabung.
Jangan memonopoli percakapan. Sama seperti pertemuan langsung, semakin pendek panggilan semakin baik. Katakan apa yang perlu Anda katakan (dengan asumsi Anda perlu mengatakan apa-apa) dan kemudian tutup mulut sehingga semua orang dapat mengakhiri panggilan secepat mungkin.
Jangan makan saat menelepon. Ini bisa menjadi rumit, terutama jika itu adalah salah satu dari panggilan 3 jam yang pernah saya dengar (tetapi tidak pernah harus menjadi bagian darinya, untungnya). Tapi secara umum, makan sambil bertelepon itu tidak sopan, Minum air putih boleh saja asalkan tidak menelan atau menampar bibir.
Tepat waktu. Seperti yang juga ditunjukkan dalam video, bagian terburuk dari panggilan konferensi adalah ketika seseorang terlambat bergabung dan orang yang berbicara harus mengulangi semua yang telah mereka katakan. Jangan jadi orang itu. Panggil beberapa menit lebih awal untuk memberikan waktu untuk setiap kesulitan teknis. Dan jika Anda menggunakan ponsel, pastikan baterainya terisi daya.

Panggilan Video

Panggilan video adalah hibrida aneh antara panggilan telepon dan pertemuan langsung. Anda mungkin telah menggunakan salah satu dari banyak layanan panggilan video di luar sana untuk berbicara dengan teman atau keluarga, jadi saya tidak akan membahas detail teknisnya. Alih-alih, mari kita fokus pada beberapa aspek khusus bisnis dari panggilan video.

Semua aturan etiket yang sama untuk panggilan telepon berlaku, dengan beberapa tambahan:

Bisukan mikrofon Anda saat tidak berbicara. Jika hanya Anda dan orang lain, ini tidak perlu. Tetapi jika Anda sedang melakukan panggilan dengan banyak orang, ini menghindari hiruk-pikuk yang dapat diakibatkan oleh kebisingan latar belakang tujuh orang, batuk, dan tenggorokan yang bersih.
Berpakaian secara profesional. Apa artinya ini akan tergantung di mana Anda bekerja, tetapi Anda harus berpakaian sama seperti yang Anda lakukan untuk pertemuan langsung.
Jangan lakukan hal lain di komputer Anda saat menelepon. Mencatat boleh saja, tetapi jangan membuka Facebook atau menjelajahi web. Orang bisa tahu, dan itu tidak sopan.
Lakukan panggilan video di tempat pribadi. Jangan mencoba melakukan panggilan Skype di kedai kopi. Saya telah melihat orang melakukannya, dan meskipun itu tidak mengganggu saya, itu dapat mengganggu orang lain di tempat itu. Lebih penting lagi, itu dapat mengganggu orang lain yang sedang menelepon. Pergi ke suatu tempat Anda dapat menutup pintu dan memiliki relatif tenang.
Pastikan Anda memiliki internet yang stabil. Saya telah melakukan terlalu banyak panggilan di mana tak satu pun dari kami dapat menerima kabar karena masalah konektivitas atau kecepatan internet. Itu tidak selalu dalam kendali Anda (@collegewifi), tetapi temukan koneksi terbaik yang Anda bisa untuk menghindari pembekuan, ucapan "robot", atau kehilangan sinyal.

Sekarang setelah kita membahas panggilan video, mari beralih ke bagian terakhir kita: komunikasi langsung.

Secara Pribadi

Pertemuan tatap muka masih merupakan bagian penting dari bisnis. Idealnya, kebanyakan dari mereka sebenarnya bukan "pertemuan", melainkan hanya berkomunikasi tentang bisnis secara langsung. Jika Anda dapat melakukan percakapan yang sopan dengan seseorang, maka Anda memiliki sebagian besar keterampilan yang Anda butuhkan untuk berkomunikasi dalam lingkungan bisnis. Meskipun demikian, berikut adalah beberapa hal khusus yang perlu diingat:

Dengarkan secara aktif. Jangan biarkan pikiran Anda mengembara, dan jangan mengulangi apa yang orang lain katakan tanpa berpikir. Ajukan pertanyaan dan libatkan mereka. Seperti halnya di telepon, lebih banyak mendengarkan daripada berbicara. Tetapi ketika Anda berbicara, buatlah itu bijaksana dan terukur.
Pelan - pelan. Luangkan waktu sejenak untuk menenangkan pikiran Anda sebelum mengatakan apa pun. Bicaralah lebih lambat dari yang Anda kira seharusnya. Nasihat klasik berbicara di depan umum ini juga berlaku dalam kehidupan bisnis sehari-hari.
Berikan perhatian penuh Anda. Jangan bermain di ponsel Anda atau membuka laptop saat Anda berbicara dengan seseorang. Lakukan kontak mata dan gunakan bahasa tubuh "terbuka". Jangan menyilangkan tangan atau menyentuh wajah Anda. Letakkan tangan Anda di atas meja (jika Anda sedang duduk) dan cobalah untuk tidak bergeser dari sisi ke sisi, kecepatan, atau ketuk jari Anda. Perilaku ini membuat Anda terlihat bosan atau gugup (meskipun sebenarnya tidak).

Jika semuanya gagal, lakukan kebalikan dari semua yang dilakukan Dwight dalam video di awal bagian ini. 🙂

Kesimpulan

Kita memiliki dua telinga dan satu mulut sehingga kita dapat mendengarkan dua kali lebih banyak daripada berbicara.

– Epictetus

Komunikasi profesional adalah topik besar, dan Anda akan menemukannya dalam beberapa bentuk di mana pun Anda bekerja. Kami berharap panduan di atas telah memberi Anda titik awal untuk komunikasi yang efektif dalam magang, pekerjaan, atau kehidupan akademik sehari-hari Anda.

Tidak mungkin kami bisa membahas setiap skenario yang mungkin terjadi dalam panduan ini. Jadi, jika Anda memiliki pertanyaan tentang etiket untuk situasi tertentu, beri tahu kami di komentar atau mulai diskusi di sini.

Antongrh January 05, 2022